劳动争议证据链的完善
以 案 说 法
一、案情回放
顾问单位下属电子厂员工李某,未及时完成上司交办工作,认为工作安排不合理,拒绝改进,工作汇报时与上司发生冲突。在人事部介入调解无效后,工作“磨洋工”-只打卡不干活,提出“不适合现在的工作,希望解除劳动合同,公司赔偿”。在公司给予记过处分后,仍然我行我素,公司以“严重违反公司规章制度”为由解除与李某的劳动合同。李某不服,申请劳动仲裁,要求公司按实际工作年限,支付经济赔偿。
本案标的不高,但如果每个员工,都找借口,不服从本职工作安排,离职后要求经济赔偿、加班费等,一旦得到仲裁支付,其“示范效应”将诱发潜在纠纷,相信这是管理人员不愿看到的。
二、案件处理
“打官司就是打证据”,为取得对顾问单位有利仲裁裁决,自矛盾产生或可能被诱发之日起,就需要提前准备,避免“火烧眉毛”时才找“救火队”。(小小得瑟下:这也正是笔者与顾问单位风险管理法律服务方案的优势,通过“全程跟进,事先预防,事中控制,事后补救”,尽早介入,发现潜在法律风险,提前采取预防措施)。
本案中,事实上,根据笔者的工作记录,9个月前,顾问单位因经营调整,曾进行了职位调整,笔者还为此制作了相应材料,并由员工确认。当时李某经竞聘,由策划部调到市场部,工资待遇不变,且签收了岗位调动通知、新岗位职责说明书等。
笔者代理本案后,具体处理阶段及事项如下:
(一)、案件背景阶段
公司曾进行岗位调整,李某经竞聘,由策划部调到市场部,当时签收的岗位调动通知、新岗位职责说明书等。此部分证据对顾问单位非常重要,如不能举证,员工可能以“用人单位单方变更劳动合同条件”为由提出解除合同。
(二)、矛盾初期阶段
李某“磨洋工期间”,人事部门提出,要么改正,要么解除劳动合同。考虑到解除可能性较高,笔者建议,先准备如下材料:
1、劳动合同、岗位调动通知、岗位职责说明书;
2、谈话纪录:在人事部门介入后,李某及上司、人事经理,三方就工作问题进行沟通,形成书面记录,同时录音(员工往往不愿签字,特别是在敏感期);
3、保留其接口部门、客户对李某的工作联络、投诉记录;
4、期间李某如未及时完成工作,安排其他员工跟进,并保存工作记录;
5、结合公司规章制度,对李某怠工约谈,并送达记过处罚通知。
(三)、仲裁申请阶段
第一轮沟通无果,但本着“治病救人”原则,此时,笔者仍建议由李某、部门主管、人事经理、工会代表,进行四方沟通:如李某因工作能力不适合现岗位,可以书面申请调岗;如与上司相处问题,可以换到市场二部,但李某拒绝了公司的建议。为维护公司管理,顾问单位接受笔者建议,在书面通知工会后,人事部以李某“严重违反用人单位的规章制度”,解除劳动合同当面送达李某(李某接收了通知书,但拒绝签收)。送达解除通知的过程,由工会代表见证,并听取了李某的陈述和辩解,但李某除了表达对上司“人品”不满之外,不能提供任何反驳证据。
解除劳动合同通知送达后,笔者建议将李某工作电脑暂予封存(如李某申请仲裁,工作往来邮件将是重要证据)。
(四)、仲裁答辩阶段
李某随后申请劳动仲裁,在收到仲裁答辩通知后,笔者经与人事沟通,补充证据材料清单如下:
1、《劳动合同解除通知书》,EMS送达;
2、《关于解除与李某劳动合同的通知书》,工会签收记录
3、证人证词,证明李某消极怠工、工作时间不在办以地点,的情况。
4、制作《调查取证申请书》,请求仲裁庭就《证人证词》内容进行核实(部分员工只愿意说明情况,不愿提供书面证词,更不愿出庭作证)。并积极与仲裁沟通,确定是否需要对工作邮件(内容)进行公证等。
(五)、庭审阶段(略)
(六)、仲裁裁决
最终,仲裁以“申请人未完成其上司安排工作,且拒绝改进;后虽然有上下班打卡,但未做与岗位相关工作,亦拒绝被申请人正常工作指令、合理的岗位安排建议。被申请人根据《奖惩制度》第&条“拒绝正常正作指令且未改正”、第&条“受到记过处分后,仍违反规章制度,达到记大过处分条件的”,解除劳动合同,符合劳动合同法第三十九条第(二)项规定,申请人请求,缺乏依据,本委不予支持。
仲裁裁决后,李某未在法定期间起诉,裁决生效。
三、风险防控建议
1、员工档案材料一定要完善,这不但是劳动行政(监察)部门对用工规范的要求,而且一旦发生争议,由于用人单位负有较多举证责任,档案材料是最直接、客观的证据。
员工档案材料包括:简历、入职申请表、身份证/学历证复印件、岗位职责书、劳动合同、保密协议、工资条,岗位调动通知(如有)等、绩效记录等。
其他:规章制度及培训签收记录等。
2、提前准备,有理有据
劳动争议中,很多证据形成于员工在职(打算离职)的过程中,如对工作的争议、怠工表现、工作失误给公司造成损失的现场等,因此,需要及时固定证据,而不是等到员工离职、第一现场消失后,再找证据的话,就较为困难了。
3、注意程序问题
单方解除合同,要注意二个程序:其一是工会通知程序,即在解除劳动合同时,要及时通知工会,保留工会签收记录;第二有员工的通知程序,员工不愿意签收的,应通过EMS邮寄方式,及时送达。
法律风险管理,听起来美,做起来难
公司认为:律师要摆平,无论法律关系或资源;
律师抱怨:前期建议不被重视。
风险管理,不是“王安石变法”,加一把火,加一瓢水的摇摆,
而是现行经济环境必然-别人都提高了,你不前进,就淘汰了。
律师要学习顾问单位行业、业务,共同成长,
非诉中,风险节点发现与披露,风险信息建档、管理、持续改进,
诉讼中,诉讼方策划、力量对比、新利益分配方案的考虑。